El primer paso luego del paso de un siniestro es leer la póliza de seguro, con todas sus cláusulas, endosos, exclusiones, descripciones y cualquiera otro.
Verificar si la póliza cuenta con una partida de cubierta de gastos para la preparación de la reclamación.
Debe verificar cada partida que tenga para cada área para asegurarse de no reclamar por encima de cada partida. También debe verificar de cuanto es el deducible de cada edificio para asegurarse de que la reclamación sobrepase los mismos.
Luego un paso importante es decidir el método que será utilizado para reclamar:
- Llevar la reclamación a través del agente de seguro que tienen contratado– Al hacer esto deben recordar que si bien es cierto que el agente de seguros es quien los representa en su reclamación al seguro y trabaja para el Consejo de Titulares, también es cierto que ellos les venderán la póliza una vez al año, pero tendrán que negociar a diario con las empresas de seguro para varios proyectos. Esto, en la mayoría de las ocasiones, no permitirá que dicho representante pueda lograr la mejor reclamación posible porque no deben lacerar sus relaciones con la aseguradora para obtener las mejores primas.
- Llevar la reclamación a través de un preparador de reclamación – En este caso también la reclamación se hace a través del agente de seguros, pero quien propone la extensión de los daños a ser reclamados es un ente externo cuya relación de negocios no queda afectada por la reclamación que preparan en la mayoría de los casos. En estos casos el agente de seguros no lacera tanto su relación con la aseguradora y se puede lograr una beneficiosa reclamación.
- Contratar un Ajustador Público – Si bien es cierto que esta opción es la más antipática para las empresas de seguro, también es cierto que estas personas son pagadas a base de una comisión de la reclamación que logran producir. Estas personas no podrán elevar los costos de los daños, pero si incluirán todos los costos asociados a cada daño, produciendo de esta manera una reclamación más robusta y justa para el proyecto. Cuando los daños son notables, en la mayoría de los casos resulta la mejor opción. Por supuesto, siendo una mayor reclamación, en ocasiones puede tomar algún tiempo la preparación de la misma.
Para determinar que dicha reclamación sea realizada por un ajustador público, deberá someterlo al Consejo de Titulares, porque estarán comprometiendo una porción de la indemnización y esto es un derecho reservado a los Titulares y no a la Junta de Directores.
Una vez sometida la reclamación, la empresa de seguro tiene un plazo de 90 días calendario para visitar, tasar los daños, ajustar la reclamación y hacer una oferta al asegurado. En caso de no lograr una ajuste en el tiempo reglamentado por los tribunales, deberá considerar solicitar la intervención de Comisionado de Seguros.
Una vez la reclamación sea ajustada, la oferta de la aseguradora deberá ser sometida a la matrícula para su aprobación.
En caso de que esta oferta represente tres cuartas partes del valor de reconstrucción o más, el inmueble no tiene que ser reconstruido. La indemnización podría ser dividida proporcionalmente entre los condóminos y el inmueble remanente puede ser vendido para que las ganancias sean repartidas proporcionalmente. También es una opción que alguno de los comuneros pueda comprar el inmueble y este titular indemnice a los demás comuneros.
En caso de que sea menor a las tres cuartas partes, hay que recordar que dicha indemnización está destinada para la reconstrucción del inmueble.
Luego de recibir la oferta de indemnización y antes de aceptarla, la Junta de Directores deberá preparar un plan para la distribución para la reconstrucción. Este plan debe detallar, conforme a las tasaciones realizadas, las cantidades específicas que habrán de destinarse tanto a la reconstrucción de los apartamentos, como a la reconstrucción de las áreas comunales y el orden de prioridades de cada una.
Este informe deberá ser circulado a los Titulares con no menos de 15 días de antelación a la celebración de la asamblea donde el Consejo de Titulares únicamente aprobará la oferta presentada y el informe sometido.
Independientemente del plan detallado por la Junta de Directores, será el Consejo de Titulares, durante dicha reunión la que decidirá finalmente por voto mayoritario, todo lo relacionado a la indemnización. Entre otras cosas que decidirán en dicha reunión, la aceptación de las sumas ofrecidas por la compañía aseguradora y las prioridades de obras a realizarse.
Si el Consejo de Titulares decidiera recibir la suma total de la indemnización para distribuirla luego entre los condóminos, la Junta de Directores deberá depositar dichos fondos en una cuenta especial, de la cual solo podrán hacer retiros mediante la presentación de declaración jurada del tesorero y del secretario en la que acredite, tanto que el Consejo de Titulares ha autorizado dicho retiro como que dicha decisión del Consejo de Titulares no ha sido impugnada en ningún foro judicial ni administrativo.
El Consejo de Titulares deberá adquirir una fianza de fidelidad para la los directores que responderán por el manejo no autorizado de dichos fondos.
Este proceso es aplicable a toda compensación de daños ofrecida por la aseguradora para llevar el proyecto a la condición en que se encontraba antes del siniestro, incluyendo, adelantos, mitigaciones, pagos parciales y pagos finales.